اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری چیست؟

در عصر حاضر با بهره گرفتن از فناوری های موجود و همچنین خلاقیت ها و نوآوری های انسانی، محیط های کاری به طور مداوم در حال تلاش برای بهبود بهره وری و کارایی خود به کمک سیستم های اتوماسیون اداری می باشند. در اینکه اتوماسیون و ابزارهای نرم افزاری می توانند به سازمان ها در بهینه سازی عملیات روزانه خود کمک کنند، شکی وجود ندارد. با این حال، بسیاری از شرکت‌ها برای حفظ تعادل سیستم خود، کمی از تغیییرات و استفاده از سیستم های جدید به جای سیستم های سنتی ترس دارند. بنابراین لازم است با آگاهی از منافعی که این تغییرات برای سازمان به ارمغان می آورد با اطمینان و با برنامه این تغییرات را عملی کنند. خوشبختانه، امروزه اتوماسیون اداری به نقطه‌ای رسیده است که به صورت یکپارچه عملیاتی می شود و منحنی یادگیری پایینی برای کارمندان دارد.

تعریف اتوماسیون اداری

اول از همه، بیایید تعریف کنیم که اتوماسیون اداری چیست؟ اتوماسیون اداری یک اصطلاح کلی است که انواع مختلف سیستم‌ها و نرم‌افزارهای رایانه‌ای را توصیف می‌کند که با جمع‌آوری دیتا، ذخیره، انتقال، تغییر و استفاده از اطلاعات اداری در جهت اجرای وظایف استفاده می‌شوند. در اصل، اتوماسیون اداری به مدیریت داده ها کمک می کند. اتوماسیون اداری اجازه می دهد تا داده ها بدون دخالت انسان حرکت کنند. از آنجایی که انسان ها از معادله خارج می شوند، خطر خطای دستی وجود ندارد. چیزی که زمانی با ماشین تحریر شروع شد، به تعداد بی‌شماری از سیستم ها و ابزار الکترونیکی تبدیل شده که نحوه کار افراد را تغییر داده است.

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست و چه کاربردهایی دارد

مزایای استفاده از اتوماسیون اداری

به هر حال کسب و کارها برای مدیریت و انجام وظایف به ابزارهای اتوماسیون اداری، کم یا زیاد متکی هستند. اما صرف نظر از میزان وابستگی یک کسب و کار به اتوماسیون اداری، میتوان مزایای بسیاری را برای استفاده از اتوماسیون اداری بر شمرد:
  • کاهش زمان و افزایش بهره وری در دستیابی به وظایف و تعریف وظایف
  • به حداقل رساندن خطاهای انسانی
  • کاهش زمان پردازش برای تکمیل کار
  • افزایش شفافیت و قابلیت‌های بهبود فرآیند
  • تصمیم‌گیری بهتر براساس داده‌ها و پیش‌بینی‌ها
  • معیارهای پیشرفته کنترل و نظارت بر KPI ها
  • افزایش رضایت کارکنان و سادگی برقراری ارتباطات بین کارکنان
  • ارئه خدمات بهتر به مشتریان

ویژگی های اتوماسیون اداری

هنگام پیاده سازی اتوماسیون در سازمان خود، با دو تصمیم بزرگ روبرو خواهید شد. اول اینکه برای شروع، چه چیزی را می خواهید خودکار کنید؟ دوم اینکه ابزار مناسب برای انجام این کار چه ابزاری است؟
برای پاسخ به سوالات بالا بیایید ابتدا ویژگی هایی که یک سیستم اتوماسیون اداری باید داشته باشد را بررسی کنیم و پس از آن کمی به بررسی عنوان های آشنایی چون BPM و ERP و یا RPA بپردازیم.

یک سیستم اتوماسیون اداری باید چه ویژگی هایی داشته باشد:

طراحی آسان گردش کار:

ابزارهای اتوماسیون اداری باید کار کارمندان شما را آسان‌تر کنند نه اینکه بر پیچیدگی ها بیافزایند. این بدان معنی است که گردش کار و  محیط طراحی آن باید گرافیکال باشد و این عمل به سادگی و بدون نیاز به کد زدن انجام شود. شما باید بتوانید فرآیندهای داخلی مانند تطبیق حساب ها را بدون نیاز به تیم فناوری اطلاعات یا کسی که برای شما کدنویسی وبرنامه نویسی انجام دهد، خودتان تکمیل کنید.

اتوماسیون اداری

سازگاری با پلتفرم های مختلف:

این روزها، کارمندان و رهبران کسب و کار همیشه در حال جابجایی و رفت و آمد هستند. داشتن ابزاری سازگار با پلتفرم های مختلف و در دسترس، به این معنی است که وقتی خارج از دفتر هستید یا دور از رایانه خود هستید، هیچ اطلاعاتی را از دست نمی دهید.

یکپارچگی:

احتمالاً تا به حال در کسب و کار خود از برخی ابزارهای اتوماسیون اداری استفاده کرده اید. ابزارهایی همچون Slack، Google Sheets، Dropbox، Salesforce، Mailchimp یا هر نرم‌افزار دیگری، اما چقدر خوب می شود اگر این ابزارها بتوانند با یکدیگر در ارتباط باشند. و چه بهتر که برای انجام فعالیت ها نیازی نباشد بین نرم افزار های مختلف سرگردان بشویم و از یک محیط یکپارچه برای کلیه کار ها استفاده کنیم.

ارائه گزارش‌ها و تجزیه و تحلیل‌ها:

به عنوان یک کسب و کار  باید بتوانید کنترل کاملی بروی فرآیند ها و نحوه کار کارکنان و حتی سیستم خود داشته باشید. مدیران یک مجموعه همواره در حال این سنجش هستند که آیا ابزارها به طور مداوم به نفع مجموعه کار می‌کنند یا خیر. یک اتواسیون اداری خوب می تواند با گزارش و تجزیه و تحلیل از این جنبه مدیریتی برای شما بسیار مثمر ثمر باشد. این ابزارها نه تنها بر اساس داده ها و کسب و کار روزانه شما تجزیه و تحلیل ارائه می کنند، بلکه با استفاده از آن باید بتوانید گزارش های داخلی نیز ایجاد کنید که برای مثال نشان دهد چند ساعت برای یک کار صرف شده است.

کنترل دسترسی:

در هر نرم افزاری که با داده ها در ارتباط است، یکی از مهم ترین ملاحظات کنترل و امنیت است. یک اتوماسیون اداری مطلوب باید به مدیران این اجازه را بدهد تا در سطوح مختلف دسترسی ها را مدیریت کنند. همچنین این امکان را ایجاد کند تا ببینید چه کسی و چه زمانی تغییراتی در داده‌ها ایجاد کرده است تا مسیرهای حسابرسی معتبر و دقیق باشند.

ارائه آموزش مناسب:

ابزار اتوماسیون اداری مناسب فقط زمانی درست کار می‌کند که افراد برای استفاده بهینه از آن به شکل صحیح آموزش دیده باشند. ابزارهای اتوماسیون اداری به کاهش بار در فرآیند های تکراری کمک می کنند، اما در صورت آموزش صحیح و درک نحوه عملکرد ابزار آنها! البته نرم افزارهای خوب موجود در بازار بسیار به موضوع رابط های کاربری و آسان بودن کار با سیستم اهمیت می دهند، اما آموزش و پشتیبانی حتی برای ساده ترین سیستم ها نیز لازم است.
به عنوان یک نکته آموزشی می توان گفت که شما برای بهبود کسب و کار خود به عنوان یک رهبر کسب و کار، می توانید به حمایت از فرهنگی کمک کنید که علاقه به تغییر و بهبود مستمر دارد. یکی از راه‌های انجام این کار، تمرین بهبود مستمر در فرآیندهای کاری است.

مفاهیمی که در بحث اتوماسیون اداری باید با آنها آشنا باشید

برای انتخاب اتوماسیون اداری متناسب با مدل کسب و کار های مختلف، در ابتدا لازم است به تعریف بعضی مفاهیم بپردازیم تا در ادامه بتوانیم آنها را با هم مقایسه کنیم و مزایا و معایب هر یک را برشمریم. این مفاهیم عبارت اند از ERP ،BPM و RPA

ERP چیست؟

ERP چیست؟

Enterprise Resource Planning (ERP) نرم افزاری است که مجموعه ای از برنامه ها را برای جمع آوری و مدیریت داده ها ادغام می کند. این ابزار که در اتواسیون اداری استفاده می شود، از ماژول های تخصصی مانند ماژول های مالی، حسابداری، تولید، ساخت، منابع انسانی و … تشکیل شده است که با نمودارها، گزارش ها و پارامترهای زیادی مشخص می شوند، معمولاERP برای کنترل و سازماندهی اطلاعات شرکت، یکپارچه سازی و مدیریت منابع و فرآیندها به منظور بهینه سازی مدیریت شرکت، کاهش هزینه ها و به حداقل رساندن ریسک ها استفاده می شود. از جمله مزایای ERP بهبود بینش تجاری است، زیرا امکان استخراج اطلاعات بلادرنگ از سیستم را می دهد و همچنین سبب بهبود کارایی و همکاری کاربرانی که داده ها را در قراردادها، درخواست ها و سفارشات به اشتراک می گذارند، می شود.

BPM چیست؟

اگر وبلاگ ما را دنبال می کنید، ممکن است قبلاً برخی از مقالات ما را در مورد مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)  را خوانده باشید. موسسه گارتنر BPM را به عنوان ابزاری برای بهبود عملکرد عملیاتی و چابکی یک شرکت تعریف می کند. به لطف این راهکار ، اطلاعات بهتر جریان می یابد و فرآیندها سازگاری بیشتری پیدا می کنند. در نتیجه، شرکت ارزش بیشتری را به مشتریان ارائه می دهد.
در بحث اتوماسیون اداری می توان گفت که BPM یک روش مدیریت قابل تنظیم است که با هدف سازماندهی و تسهیل فرآیندهای سازمانی با پیچیدگی کم یا زیاد، داخلی یا خارجی، در شرکت ها توسعه یافته است.
سیستم‌های BPM با چشم‌اندازی معطوف به فرآیندها، یکپارچه‌سازی‌ها و مدیریت، با هدف اجازه دادن به کنترل سراسری تمام داده‌ها، اسناد شرکت، شکاف مهمی را که توسط ERP باقی مانده را پر کرده است و اطلاعات به صورت یکپارچه در آن جریان می یابد.
از جمله مزایای اصلی استفاده از BPM، بهبود قابل توجه فرآیندها است که به سازمان اجازه می دهد تا کارآمدتر، قاطعانه تر و مستعد تغییر نسبت به سازمان هایی باشد که از تمرکز عملکردی با رویکرد مدیریت سنتی استفاده می کنند.
رابطه مکمل بین RPA و BPM چیست
تفاوت های BPMS و سیستم ERP

RPA چیست؟

RPA (Robotic Process Automation) فناوری است که به شما امکان می دهد کارهای معمول و تکراری را از یک فرد به یک ربات محول کنید.
روتین به عملیات استاندارد و تکراری اطلاق می شود که کارکنان اداری با استفاده از صفحه کلید، صفحه نمایش و ماوس انجام می دهند.روباتی که کارهای معمولی را برای یک فرد انجام می دهد برنامه ای است که درست مانند یک کارمند به صفحه کلید، صفحه نمایش و ماوس نیاز دارد. با این تفاوت که به صورت مجازی از آنها استفاده می کند.
در چند جمله کوتاه می توان گفت ربات ها:
  • به صورت میانگین سریعتر از یک شخص کار میکنند؛
  • بدون اشتباه مرتبط با “عامل انسانی” کار می کنند؛
  • بدون تعطیلات آخر هفته و استراحت؛
  • با نتیجه ای قابل پیش بینی و به راحتی قابل کنترل.
در بحث اتوماسیون اداری باید به این نکته توجه کنیم که پیاده سازی RPA جریان کار موجود را بازسازی نمی کند. جایگزینی انسان با ربات ها اصل سازماندهی کار را تغییر نمی دهد. تنها هنگامی که اجرا کننده تغییر می کند – سرعت افزایش می یابد و همچنین تعداد خطاها کاهش می یابد.
RPA ابزاری است که می تواند وظایف اساسی را که BPM انجام می دهد گسترش و ارتقا دهد. در حالی که RPA و BPM اصطلاحات متفاوتی هستند، آنها مکمل یکدیگر هستند و وقتی با هم مستقر شوند، می توانند به تحول دیجیتال کمک کنند.

تفاوت های BPMS و سیستم ERP

ERP ها ابزارهایی برای ذخیره داده ها از مناطق مختلف در یک مکان واحد هستند. از سوی دیگر، BPMS یک راه حل یکپارچه برای مدیریت فرآیند و اتوماسیون است.
در میان تفاوت های بین BPM و ERP، یکی از اصلی ترین آنها این است که در حالی که راه حل های BPM بیشتر متمرکز بر فرآیند هستند، ERP ها به عملکردهای سازمانی محدود می شوند. با این حال، با یک ERP، فعالیت ها به یک بخش خاص “گره خورده اند”. اما در طرف مقابل نرم افزار BPMS امکان ایجاد فرآیندهای بین بخشی را فراهم می کند.
همچنین یک نکته مهم در تفاوت بین BPM و ERP توجه به این امر است که ERP معمولاً برای بدست آوردن ارزش کامل خود به عنوان یک اتوماسیون اداری به BPM نیاز دارد. یعنی میتوان این جمله را به کار برد که به کمک یک نرم افزار BPMS به راحتی میتوان یک ERP ساخت. علاوه بر این، راه حل های مدیریت فرآیند کسب و کار انعطاف پذیرتر هستند و به طور کلی نیاز به تلاش کمتری برای پیاده سازی دارند.
در بحث اتوماسیون اداری BPM و ERP هر دو برای مدیریت فرآیندها استفاده می شوند و حتی می توانند مشکلات مشابه را حل کنند. تفاوت های واقعی بین BPM و ERP ممکن است زمانی که یک ابزار BPMS با ERP یکپارچه شود قابل مشاهده باشند. در این حالت، BPMS می‌تواند سیستم‌ها، برنامه‌ها و مخازنی را که ممکن است یک سیستم ERP به آنها دسترسی نداشته باشد، گرد هم آورد. برای تکمیل تفاوت های بین BPM و ERP، باید گفت یک راه حل مدیریت فرآیند کسب و کار مشکل فرآیندهای شکسته و ناکارآمد را حل می کند که این امر در سیستم های ERP بسیار زمانبر خواهد بود. به طور کلی می توان گفت که مفهوم تغییر در یک سیستم ERP می تواند بسیار زمان بر باشد اما مفهوم تغییر جزء جدانشدنی BPMS می باشد به این معنی که تغییرات در فرآیند ها در یک BPMS می تواند به سرعت انجام پذیرد.
به طور خلاصه، می‌توان گفت که راه‌حل‌های BPM متمرکز بر فرآیند هستند، در حالی که ERPها یک مسیر موازی متمرکز بر وظیفه ها را دنبال می‌کنند. یک ERP می تواند به کارمندان شما در بحث اتوماسیون اداری و مدیریت وظایف کمک کند، اما اگر احساس می کنید زمان آن رسیده است که شرکت شما چندین کار زنجیره ای را تنظیم کند و اطلاعات تاکتیکی و استراتژیک را جمع آوری کند، شکی نیست که BPM این ماموریت را بهتر انجام خواهد داد.
در نهایت، اگر سازمان شما در حال حاضر از یک ERP استفاده می‌کند و به اهدافی که در ابتدا  توضیح داده شد دست نمی‌یابد، به احتمال زیاد سیستم به طور کامل مقصر نیست. احتمال زیادی وجود دارد که مشکل در فرآیندها باشد و لازم باشد فرآیند های بهروشی که در ERP وجود دارد متناسب با سازمان شما تغییر کنند. در این صورت، با پیاده سازی یک راه حل مدیریت فرآیند کسب و کار، نتایج بهبود یافته ای را در سیستم ERP خود مشاهده خواهید کرد. به خاطر داشته باشید که راه حل BPM یک نیاز برای کمک به ایجاد یک سیستم ERP موفق است.
در انتهای این مقاله به صورت خلاصه به تفاوت های BPM و ERP در چند جمله می پردازیم:
  • BPM یک راه حل یکپارچه برای مدیریت فرآیند و اتوماسیون است. ERP ها ابزاری برای ذخیره سازی داده ها از مناطق مختلف در یک مکان هستند.
  • BPM یک شکاف مهم باقی مانده توسط ERP را با دیدگاه، ادغام و مدیریت فرآیند محور پر می کند.
  • راه حل های BPM بیشتر فرآیند گرا هستند، در حالی که ERP ها به عملکردهای سازمانی محدود می شوند.
  • در یک ERP، فعالیت ها به یک بخش خاص “گره خورده اند”. از سوی دیگر راه حل های BPM امکان ایجاد فرآیندهای بین بخشی را فراهم می کند.
  • نرم افزار BPMS انعطاف پذیرتر است و در بیشتر موارد برای پیاده سازی به تلاش کمتری نیاز دارد.
  • ERP اغلب به BPM نیاز دارد تا به آن کمک کند تا ارزش کامل خود را بدست آورد.
  • راه حل های BPM اغلب مشکل فرآیندهای ناقص و ناکارآمد را حل می کنند اما این امر در ERP به سختی انجام پذیر است.